Les avantages des logiciels de gestion d’équipe

souffrance et stress au travail

LE MEILLEUR logiciel de gestion d’équipe améliore la collaboration et aide à coordonner le travail de chacun. C’est aussi un outil de gestion des tâches de chacun, de planification du travail et des réunions, et de collecte de données sur les activités réalisées.

Selon la taille de votre équipe et la nature de votre travail, vous avez besoin de plusieurs fonctionnalités logicielles pour améliorer le travail d’équipe et stocker des données importantes sur vos projets et événements.

Continuez à lire pour apprendre comment construire des équipes plus fortes en utilisant un logiciel de gestion d’équipe. Nous examinerons les principales caractéristiques des meilleurs logiciels de projet et d’équipe et nous expliquerons comment ces outils garantissent une collaboration d’équipe réussie et donnent aux chefs de projet et aux chefs d’entreprise un aperçu complet du travail de leur équipe, vous pouvez en savoir plus en visitant le site du logiciel.

1. Gestion simple des tâches

Sans logiciel complet de gestion des tâches, votre équipe perd un temps précieux en raison d’une faible efficacité au travail.

De plus, vous n’avez aucun moyen de superviser le travail accompli pour évaluer les performances de votre équipe ou facturer les clients pour le travail accompli (une caractéristique importante pour les agences).

Listes de tâches

La plupart des logiciels de gestion d’équipe comprennent une liste de tâches interactive où vous pouvez ajouter toutes vos tâches à venir et vous faire rappeler les échéances à venir. Vous pouvez classer les tâches par ordre de priorité et avoir votre liste de tâches sous les yeux chaque jour lorsque vous allez travailler.

Délégation de tâches

En tant que chef d’équipe, vous souhaitez attribuer et déléguer des tâches aux membres de votre équipe. Les outils de gestion des tâches vous permettent de le faire à tout moment, en informant également l’autre partie qu’une nouvelle tâche lui a été assignée.

logiciel de collaboration d’équipe

Tâches partagées

Certains outils de gestion des tâches permettent de créer des tâches partagées. Cela signifie que lorsqu’un membre de l’équipe insère une nouvelle tâche dans sa liste de tâches, il peut également l’attribuer à des collègues. La tâche apparaîtra sur la liste des tâches de chacun, et ils pourront y travailler ensemble. Les listes de tâches et les tâches partagées améliorent la collaboration au sein de l’équipe en rappelant à chacun ses responsabilités.

Pour en savoir plus, cliquez ici : 30 meilleurs logiciels de gestion d’équipe pour maximiser la productivité de votre équipe

 

2. Rapports sur les tâches

Vous ne voulez pas simplement marquer vos tâches accomplies et les faire disparaître, n’est-ce pas ? Si une liste de tâches est tout ce dont votre équipe a besoin, vous pouvez acheter une simple application sur l’App Store.

Le meilleur logiciel de gestion du travail vous offre des outils efficaces et des rapports détaillés pour contrôler totalement le travail de votre équipe.

Résumé du travail de votre équipe

Non seulement un outil de gestion des tâches décrit toutes vos tâches à venir, mais il donne également une vue d’ensemble de vos travaux terminés. Pour savoir combien de temps a été consacré à un certain type d’activité (comme les ventes, le marketing ou la comptabilité), vous aurez besoin de rapports de tâches détaillés.

Rapports de tâches

Un rapport de mission complet vous montre comment chaque membre de l’équipe a passé son temps et quelles missions ont été accomplies. Vous verrez également combien de temps vous avez passé à travailler pour un client ou sur un projet. Si vous facturez le client sur une base horaire, le rapport de tâches est indispensable pour votre équipe.

Des rapports détaillés pour mieux comprendre

Tous les rapports sont basés sur des données. Plus les informations que vous recueillez sur votre travail d’équipe sont détaillées, plus vous aurez une idée précise de la situation. Lorsque vous recherchez un logiciel de gestion d’équipe, choisissez celui qui permet de collecter une grande variété de données telles que les tâches accomplies, le temps passé, les événements passés et les données relatives aux projets et aux clients.

Pour collecter toutes les informations nécessaires, votre équipe doit remplir les informations sur son travail aussi précisément que possible. Bien qu’il puisse être difficile de convaincre tout le monde de s’adapter au nouveau logiciel et de commencer à l’utiliser au maximum de son potentiel, il existe de nombreuses techniques pour convaincre votre équipe. Lisez le guide pour susciter une forte acceptation des nouveaux logiciels par les utilisateurs.

3. Calendrier partagé et programmation d’événements

Les meilleures solutions de gestion d’équipe comprennent toujours un calendrier partagé. Vous pouvez utiliser un calendrier d’équipe pour programmer les réunions d’équipe et autres événements collectifs. Les membres de l’équipe peuvent également programmer des réunions avec leurs clients et partenaires commerciaux.

Les avantages d’un calendrier intégré à votre logiciel de gestion d’équipe sont multiples.

Programmation des réunions

Par exemple, tout le temps consacré aux réunions et aux événements peut également être enregistré dans le système pour un compte rendu précis du travail. En outre, vous saurez toujours quand les membres de votre équipe sont absents du bureau, ce qui facilite la programmation des réunions à un moment qui convient à chacun.

Réservation de ressources

Dans certains bureaux, il n’y a que quelques salles de réunion qui sont souvent surréservées. Si vous souhaitez permettre la réservation des salles de réunion à l’avance, recherchez un logiciel de gestion d’équipe avec un calendrier qui permet de réserver diverses ressources, y compris les salles de votre bureau.

Planification des réunions

Pour les équipes travaillant avec des clients, une autre caractéristique importante du calendrier est l’outil de planification automatisée. Au lieu d’une longue correspondance par courrier électronique avec le client que vous devez rencontrer, vous pouvez trouver en quelques clics un moment de rencontre qui convienne aux deux parties.

Lorsque vous souhaitez proposer plusieurs heures de réunion à un client, vous pouvez simplement sélectionner plusieurs créneaux horaires dans votre calendrier. Votre invitation à la réunion avec les horaires proposés sera automatiquement transmise au client qui pourra alors choisir un horaire approprié parmi ceux que vous avez suggérés. Après avoir confirmé l’heure de réunion, vous recevez tous deux un courriel de confirmation, et l’événement sera ajouté à vos deux calendriers.

Maintenant que vous connaissez toutes les fonctionnalités possibles du calendrier, assurez-vous de vous renseigner à ce sujet. Vérifiez également que le logiciel s’intègre avec les applications de calendrier les plus répandues, telles que Google Calendar et iCal, afin que les membres de votre équipe puissent continuer à utiliser leurs outils de calendrier préférés.

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