Depuis le 1er janvier 2018, les commerces soumis à la TVA sont dans l’obligation légale de disposer d’un dispositif d’encaissement conforme aux exigences des nouvelles lois en vigueur. De nombreux établissements ont donc naturellement opté pour une solution simple, efficace et pratique : la caisse enregistreuse. Étant donné le succès rencontré par cet équipement, les fabricants ont su développer une offre extrêmement large pour répondre aux attentes et aux besoins de tous les professionnels susceptibles d’en avoir besoin. Classique ou tactile, avec des accessoires variés, des modules spécifiques, quantité d’options sont disponibles. Petite revue des nombreux avantages proposés par la caisse enregistreuse. Que vous fassiez le choix d’une caisse enregistreuse classique ou tactile, quantité d’options sont disponibles. Toutes les infos sur notre blog.
La législation encadrant les systèmes d’encaissement
Dans le cadre de la loi de finances 2016, une disposition réglementaire a été mise en place afin de lutter contre la fraude à la TVA : l’instauration d’une obligation d’utiliser un système d’encaissement certifié. Pour être en conformité avec les dispositions légales et bénéficier d’un agrément, le système d’encaissement doit répondre à plusieurs critères : inaltérabilité, sécurisation, conservation des données et archivage de ces dernières. L’inaltérabilité permet d’assurer que les données enregistrées ne peuvent être modifiées a posteriori, la sécurisation qu’elles ne sont pas accessibles à n’importe qui alors que la conservation et l’archivage sont indispensables afin que les données soient disponibles en cas de contrôle par les autorités compétentes. Il est important de préciser que toutes les caisses enregistreuses ne sont pas nécessairement certifiées, c’est pourquoi il est indispensable afin de s’en assurer de demander un certificat lors de l’achat ou de la location du matériel.
Un équipement pratique et polyvalent
S’il est tout à fait possible de rester sur un système traditionnel du type cahier de comptabilité avec des pages numérotées, tenir ce type de registre est plutôt fastidieux et demande beaucoup de temps sans pour autant être très pratique c’est pourquoi la plupart des commerçants préfèrent largement s’orienter vers une caisse enregistreuse. En effet, ces dernières sont très pratiques et faciles à utiliser. Il s’agit de machines très intuitives dont les menus peuvent en plus être adaptés à chaque commerce en fonction de ses besoins spécifiques, l’apprentissage de son utilisation est en plus très simple permettant ainsi à chaque employé de prendre en main la caisse enregistreuse aisément et avec une formation minime.
Par ailleurs, la caisse enregistreuse permettant de conserver tous les éléments liés aux encaissements notamment les montants et le type de règlement, le travail de comptabilité est bien plus aisé. Enfin, les caisses enregistreuses peuvent être dotées de modules spécifiquement dédiés à la gestion comme une fonctionnalité permettant la mise à jour permanente des stocks afin de se tenir informé de leur état et d’anticiper les futures commandes et ainsi éviter les ruptures de stock des produits phares.
Comment entretenir sa caisse enregistreuse ?
Il s’agit d’un appareil fragile qui doit être manipulé avec minutie. Un encrassement des différents composants de la caisse peut engendrer des blocages ou de mauvais fonctionnements, que ce soit au niveau du clavier, de l’imprimante de ticket de caisse, ainsi que du tiroir de la caisse.
Des accessoires adaptés à votre activité
Au-delà des éléments cités précédemment, les fabricants ont également veillé à créer des accessoires pour faciliter la vie des commerçants au quotidien. Les accessoires classiques comme les terminaux de paiement électroniques et les tiroirs-caisses sont évidemment toujours compatibles avec les caisses enregistreuses tactiles ou non, mais d’autres éléments peuvent aussi s’ajouter. Les établissements de restauration proposant des boissons ainsi que les bars peuvent par exemple opter pour la mise en place de doseurs connectés à la caisse enregistreuse pour éviter les oublis de frappe sur la caisse.